OPS 11: In che modo fai evolvere le operazioni?

Dedica tempo e risorse al miglioramento incrementale continuo, per far evolvere l'efficacia e l'efficienza delle tue operazioni.

Best practice:

• Definizione di un processo per il miglioramento continuo: Valuta regolarmente e dai priorità alle opportunità di miglioramento per concentrare gli sforzi laddove è possibile ottenere i maggiori vantaggi.

• Esecuzione di analisi post-incidente: Esamina gli eventi che influiscono sui clienti e identifica i fattori che contribuiscono e le azioni preventive. Utilizza queste informazioni per sviluppare modi per limitare o prevenire il ripetersi degli incidenti. Sviluppa procedure per attivare risposte rapide ed efficaci. Comunica i fattori di contributo e le azioni correttive secondo necessità, con modalità adatte al pubblico a cui ti rivolgi.

• Implementazione di cicli di feedback: Includi cicli di feedback nelle procedure e nei carichi di lavoro per riuscire a identificare i problemi e gli aspetti da migliorare.

• Gestione delle conoscenze: I membri del tuo team dispongono di meccanismi per trovare le informazioni che cercano in modo tempestivo, per accedervi e per verificare che siano attuali e complete. Sono disponibili meccanismi per identificare i contenuti necessari, i contenuti che necessitano di aggiornamento e i contenuti che devono essere archiviati per non essere più richiamati.

• Definizione dei fattori che promuovono il miglioramento: Identifica i fattori che promuovono il miglioramento, in modo da valutare e dare priorità alle opportunità.

• Convalida delle informazioni: Rivedi i risultati dell'analisi e le risposte con i team trasversali e i proprietari dell'azienda. Utilizza queste revisioni per definire una visione comune, identificare ulteriori impatti e stabilire le linee d'azione. Adatta le risposte, se necessario.

• Revisione dei parametri delle operazioni: Esegui regolarmente un'analisi retrospettiva dei parametri operativi con i partecipanti di vari team da diverse aree del business. Utilizza queste revisioni per identificare opportunità di miglioramento e potenziali linee d'azione e per condividere le conoscenze acquisite.

• Documentazione e condivisione delle conoscenze acquisite: Documenta e condividi le conoscenze acquisite durante l'esecuzione delle attività operative, per metterle a frutto internamente e nei vari team.

• Allocazione di tempo per i miglioramenti: Dedica tempo e risorse all'interno dei processi per rendere possibile il miglioramento incrementale continuo.

Piano di miglioramento

Definizione di un processo per il miglioramento continuo

Definizione di processi per il miglioramento continuo: Valuta regolarmente e dai priorità alle opportunità di miglioramento per concentrare gli sforzi laddove producono vantaggi maggiori. Apporta modifiche per migliorare e valutare i risultati per favorire il successo. Se i risultati non sono in linea con gli obiettivi e il miglioramento resta prioritario, riprova utilizzando linee d'azione alternative. I processi operativi devono prevedere l'allocazione di tempo e risorse per rendere possibile il miglioramento incrementale continuo.

Esecuzione di analisi post-incidente

Utilizzo di un processo per determinare i fattori che contribuiscono al verificarsi di un incidente: Esamina tutti gli incidenti che influiscono sul cliente. Predisponi un processo per identificare e documentare i fattori che contribuiscono a un incidente, in modo da sviluppare azioni di mitigazione in grado di limitare o impedire il suo ripetersi e per sviluppare procedure che consentano risposte rapide ed efficaci. Condividi la causa principale nel modo appropriato, personalizzando la comunicazione in base ai destinatari.

Implementazione di cicli di feedback

Cicli di feedback: Predisponi procedure incorporate nelle attività operative per acquisire feedback dalla loro esecuzione e per identificare gli aspetti da migliorare.

• Feedback immediato: Il feedback immediato proviene dall'esecuzione di attività operative in cui, attraverso la revisione dell'esecuzione e dei risultati, viene riconosciuto che il processo può essere migliorato. Il feedback può provenire dai clienti, dai membri del team o dall'output automatizzato di un'attività. Quando il miglioramento richiede un livello di impegno trascurabile, o produce un vantaggio significativo, è consigliabile implementarlo immediatamente. Tieni traccia delle opportunità di miglioramento nel tuo backlog o sistema di gestione dei problemi, a seconda dei casi. Ad esempio, un processo in cui i dati vengono inseriti temporaneamente in un dispositivo intermedio può essere ottimizzato inserendo i dati direttamente nell'ambiente di destinazione. In questo modo si elimina un passaggio nel processo e la necessità di risorse intermedie.
• Analisi retrospettiva: Eseguire regolarmente un'analisi retrospettiva per acquisire feedback dalla revisione dei risultati e dei parametri operativi nel tempo. Utilizza le tendenze per identificare gli aspetti da migliorare. Ad esempio, esamina la frequenza degli errori di distribuzione per stabilire quando sono emersi potenziali problemi relativi alle attività di sviluppo e distribuzione.
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Gestione delle conoscenze

Gestione delle conoscenze: Accertati che i membri del tuo team dispongano di meccanismi per trovare le informazioni che cercano in modo tempestivo, per accedervi e per verificare che siano attuali e complete. Mantieni meccanismi per identificare i contenuti necessari, i contenuti che necessitano di aggiornamento e i contenuti che devono essere archiviati per non essere più richiamati.

Definizione dei fattori che promuovono il miglioramento

Comprensione dei fattori che promuovono il miglioramento: È consigliabile apportare modifiche a un sistema solo quando un risultato desiderato è supportato.

• Funzionalità desiderate: Prendi in considerazione le funzionalità e le capacità desiderate quando valuti le opportunità di miglioramento.
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• Problemi inaccettabili: Tieni in considerazione i problemi, i bug e le vulnerabilità inaccettabili quando valuti le opportunità di miglioramento.
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• Requisiti di conformità: Quando esamini le opportunità di miglioramento, prendi in considerazione gli aggiornamenti e le modifiche necessarie per mantenere la conformità con normative e policy o per avere diritto al supporto di terze parti.
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Convalida delle informazioni

Convalida delle informazioni: Interagisci con i responsabili aziendali e gli esperti in materia per garantire la comprensione e l'accordo comuni sul significato dei dati raccolti. Individua ulteriori problemi e impatti potenziali e stabilisci le azioni da intraprendere.

Revisione dei parametri delle operazioni

Esame dei parametri operativi: Esegui regolarmente un'analisi retrospettiva dei parametri operativi con i partecipanti di vari team da diverse aree del business. Coinvolgi i soggetti interessati, compresi i team che si occupano di business, sviluppo e operazioni, per convalidare ciò che è emerso dal feedback immediato e dall'analisi retrospettiva e per condividere le conoscenze acquisite. Utilizza le informazioni di cui dispongono per identificare opportunità di miglioramento e possibili linee d'azione.
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Documentazione e condivisione delle conoscenze acquisite

Documentazione e condivisione delle conoscenze acquisite: Predisponi procedure per documentare le conoscenze acquisite dall'esecuzione delle attività operative e dalle analisi retrospettive affinché tali informazioni possano essere utilizzate dal altri team.

• Condivisione delle informazioni acquisite: Predisponi procedure per condividere con tutti i team le conoscenze acquisite e gli artefatti associati. Ad esempio, condividi le procedure, le istruzioni, la governance e le best practice aggiornate tramite un wiki accessibile e condividi script, codice e librerie tramite un repository comune.
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Allocazione di tempo per i miglioramenti

Allocazione di tempo per i miglioramenti: Dedica tempo e risorse all'interno dei processi per rendere possibile il miglioramento incrementale continuo. Implementa modifiche per migliorare e valutare i risultati per favorire il successo. Se i risultati non sono in linea con gli obiettivi e il miglioramento resta prioritario, valuta linee d'azione alternative.